Molti imprenditori che avviano la loro prima Start-Up si sono visti nascosti dietro al telefono, o a fissare la propria casella di posta nella speranza di ricevere i primi contatti, sobbalzando sulla sedia ad ogni notifica o squillo che arrivasse… Provate a negarlo!

Ebbene, se i vostri calcoli e le vostre previsioni si sono rivelati più o meno esatti, la vostra Start-Up ha iniziato a crescere, la casella di posta ha iniziato a riempirsi ed ora il telefono suona continuamente interrompendovi in modo quasi martellante.

Sebbene la cosa vi generi un certo (e quasi smisurato) orgoglio, gestire la comunicazione può diventare un problema, se la mole è considerevole, soprattutto perché potreste perdervi una mail o non richiamare un contatto facendo una figura barbina o, ancora peggio, perdendo una vendita o un buon affare.

Arrivati a questo punto, diventa necessario organizzare la “comunicazione” (intesa in senso stretto) per cercare di renderla più efficiente possibile. Ecco 7 modi per poterlo fare:

1. Organizza le tue mail con un client decente

La mail è ad oggi il mezzo di comunicazione più diffuso, quando non occorre un feedback immediato. Tutti chiedono informazioni, dubbi e chiarimenti via e.mail ed al crescere della tua Start-Up crescerà anche il volume della casella (o delle caselle) di posta. Ancora in tanti usano la webmail, la consultazione della posta tramite un browser ma, a meno che non si tratti di Gmail, in questo modo si perdono parecchie comodità che permettono di organizzare al meglio le priorità e di tenere sotto controllo una bella mole di contatti.

Quindi, scegli un Client tra Apple Mail, Thinderbird, Outlook o Gmail (se hai GoogleApp o una casella gmail) e inizia ad impostare qualche regola di gestione della posta un po’ più avanzata… non sarà certo tempo perso!

2. Ritaglia uno spazio dedicato ai contatti

Durante la giornata, trova uno spazio dedicato esclusivamente ai contatti, alle telefonate, alle mail, ai segnali di fumo o a qualunque altra forma di comunicazione. La gestione dei contatti è una cosa delicata poiché da ogni mail, messaggio o chiamata qualcuno si farà un’idea della tua impresa e di conseguenza consiglierà o meno i tuoi prodotti o servizi. Ad ogni contatto stai plasmando l’immagine che il pubblico avrà di te.

3. Prometti e mantieni

A nessuno piacciono le persone sfuggenti. Se qualcuno ti cerca e non puoi attenderlo immediatamente, prometti un feedback a breve. Non rimandare troppo e, soprattutto, non dimenticartelo! Una promessa ad un cliente aiuterà a costruire con lui un rapporto di fiducia e di affidabilità solo se sarà sempre mantenuta, indipendentemente da quanto sia importante.

4. Non perdere mai quel tocco “umano”

Una grande mole di contatti può portarti ad assumere un atteggiamento più “freddo”, soprattutto vero chi ti contatta per la prima volta. Questo è un errore in cui non si deve assolutamente cadere. Per quanto tu possa avere fretta o per quanto l’agenda contatti sia già vasta, mantieni sempre con tutti un tocco “umano”, gestendo ogni conversazione in modo coinvolto e mai distaccato.

5. Prendi appunti!

Nessuno ha la capacità di tenere a mente tutti i dettagli di tutte le telefonate, e.mail e messaggi scambiati, eppure avere davanti uno storico della persona con cui stai parlando può fare la differenza.

Ti chiama il Sig. Rossi, e la telefonata può andare in due modi diversi:

a) Panico… chi diavolo era il Sig. Rossi?: “Oh, Sig. Rossi, salve… si, mi ricordo… a cosa era interessato? …ma non Le avevo già mandato tutto?” A qualcuno suonerà sicuramente familiare. A chi non è successo?

b) Aprite i vostri appunti e…: “Sig. Rossi salve, è dal giorno 7 che non ci sentiamo… Le è arrivata la mia mail con le informazioni che mi aveva richiesto?” Suona decisamente meglio, non trovi?

Se la mole di contatti è tanta, esistono molti CRM online tra cui poter scegliere, dai più semplici ai più complessi, dai più economici ai più cari. Personalmente, lo trovo uno strumento vitale.

6. Non lasciare le cose in sospeso

Che tu stia chiudendo una mail o una telefonata, non farlo se non sei sicuro di avere già una scadenza successiva. Quando vi risentirete? e per cosa? Chiudere una comunicazione lasciando tutto in sospeso senza aver stabilito la prossima e senza avere alcuna task significa spesso aver perso il contatto. Anche un “ci sentiamo tra un paio di settimane per un aggiornamento, ok?” sarà sufficiente.

7. Chiudi sempre il cerchio

Se il botta e risposta è finito, chiudi il cerchio della comunicazione, soprattutto se avviene via mail o messaggio. Hai mandato l’ultima mail? Chiedi una conferma di ricezione. Sono molti i messaggi o le mail che non arrivano e che potrebbero lasciare in sospeso qualcosa di importante.

(foto: Michael Coghlan | Flickr)